Resumen:
El siguiente trabajo de tesis tiene como fin el Diseño de un plan estratégico para el Departamento de Cobranzas de una empresa prestadora de servicios públicos, junto con el análisis y rediseño de los procedimientos claves en la gestión de la cobranza y el establecimiento de indicadores de gestión con la finalidad de lograr que sus procedimientos y actividades a ejecutar sean eficaces y alcanzar las metas deseadas por la empresa objeto de estudio. Para realizar el presente trabajo se realizaron entrevistas, talleres y aplicación de diversas herramientas, que permitieron recabar información para la realización de este trabajo.
El primer capítulo es el plan de este trabajo, una introducción a la auditoría, donde se indican el objeto de estudio, el alcance y los antecedentes la empresa objeto de estudio.
En el segundo capítulo se describe el marco conceptual que será necesario para ejecutar el presente trabajo de tesis.
El tercer capítulo contiene la información referente al conocimiento de la empresa objeto de estudio.
En el cuarto capítulo, se realiza el respectivo levantamiento de la información y análisis correspondiente elaborando un diagnóstico y direccionamiento estratégico del departamento de cobranza.
El quinto capítulo trata de la dirección, organización y control del departamento de cobranza, creando el nuevo organigrama del departamento, determinando las funciones del personal, indicadores de gestión y las propuestas para mejorar la gestión de cobranza.
Finalmente se describen las respectivas conclusiones y recomendaciones.
Descripción:
Los diversos tipos de empresas conforme transcurre el tiempo se preocupan por estar en el margen en lo que compete a la evolución y renovación, razón por la cual las mismas se encuentran acoplándose a modelos de planeación que actualmente existen en nuestra sociedad. Llevar a cabo lo mencionado no es tarea fácil si no se dispone de una visión a futuro de hacia donde queremos llegar. Todo lo mencionado es posible realizarlo a través del Proceso de planificación estratégica, que es el proceso de desarrollo e implementación de planes para alcanzar propósitos u objetivos establecidos en la organización.
Las funciones de todo departamento de cobranza consisten en coordinar y supervisar el proceso de recuperación de cuentas por cobrar, y verificar su registro, proponer estrategias y diseñar controles administrativos para la recuperación de las cuentas por cobrar, controlar y custodiar los documentos que correspondan al departamento, efectuar la investigación crediticia de posibles clientes , informar a la Gerencia, así como a los departamentos adscritos sobre el comportamiento de los clientes morosos, realizar las demás funciones que expresamente le encomiende el Gerente Administrativo, llevar un control documental y electrónico de los clientes, la confiabilidad de la información contable, la toma de decisiones, razón por la cual el desarrollo de un plan estratégico es clave primordial para el desarrollo de estas funciones.
El diseño de un sistema de gestión fundamentado en procesos, permitirá al departamento alcanzar un adecuado grado de eficiencia y efectividad en la gestión corporativa del departamento.
Para llevar a cabo lo mencionado, se ha propuesto diseñar un plan estratégico, el cual es un proyecto con la intención de encaminar organizadamente las operaciones del departamento, conforme a sus competencias y necesidades, también permitirá llegar a las metas trazadas por la empresa, al momento que este plan es transmitido hacia todos los niveles de la organización, esta acción generará cambios en todo el personal para lograr el cumplimiento de sus objetivos. De la misma manera, el plan ayudará a que cada empleado conozca hacia donde se quiere llegar y que aporte para lograr alcanzar lo planeado por la organización.
Concluyendo con el levantamiento y diseño de procesos el mismo que ayuda a conocer más cómo se desarrollan las actividades por medio de los procesos, que permitirán conocer las barreras funcionales, lo cual permite que a través de los indicadores de gestión se puedan identificar acciones a ser modificadas, con la finalidad de incrementar la eficiencia, eficacia y efectividad de los procesos que se llevan a cabo en la gestión de cobranza, a la vez verificar la exactitud y confiabilidad de los datos contables, y ayudar a que la cartera se recupere en el tiempo mínimo.
En esta medición los indicadores de gestión, se convierten en los signos vitales de la organización y su continuo monitoreo permite establecer las condiciones e identificar los diversos síntomas que se derivan del desarrollo normal de las actividades. Lo que no se puede medir, no se puede controlar y lo que no se puede controlar no se puede mejorar.