Aplicación de la metodología lean six sigma para la reducción del tiempo de gestión administrativa financiera en una unidad académica de educación superior

Abstract

Este proyecto se desarrolló en el área de gestión financiera de una unidad académica que pertenece a una Institución de Educación Superior (IES) universidad de Guayaquil. Esta universidad (IES) inició la implementación de la filosofía de trabajo de cero desperdicios, aquella que se conoce como Manufactura Esbelta. Bajo este contexto de hacer que nuestros lugares de trabajo sean cada vez más eficientes la unidad académica decidió iniciar un proyecto de mejora continua en el área mencionada. El área de gestión financiera en esta unidad, presenta problemas en demoras en resolver los requerimientos de los clientes internos y externos. Este proyecto sigue la metodología de trabajo DMAIC usando herramientas Lean para su análisis y en la validación de resultados se usó simulación de escenarios. Se inició el trabajo haciendo un levantamiento de información del problema existente declarándolo con la prioridad de los directivos. Este problema se enfocaba en el proceso de compras. Se realizó entrevistas con los involucrados en las áreas de interacción, para determinar las variables de interés. Luego se realizó la toma de datos en función de esas variables, para construir un mapa de la cadena de valor. Este mapa permitió visualizar hacia dónde enfocar el análisis para disminuir nuestra varible principal. Se realizó el análisis con herramientas como Análisis de Pareto, Diagrama de Ishikawa, Diagramas de procesos y análisis de desperdicios, todo este análisis fue acompañado por el personal involucrado en los procesos. Se determinaron las causas que generaban el problema y se realizó una lluvia de ideas para identificar las mejores soluciones aplicables. Las mejoras fueron diseñadas y preparadas con todo el material recopilado en los pasos anteriores. Se priorizó aquellas mejoras que no tendrían algún costo para la unidad académica y que tengan alto impacto en la mejora del problema. Se implementó varias propuestas de mejoras relacionadas al rediseño del proceso y puestos de trabajo. Para validar el resultado de las mejoras implementadas, se diseñó un modelo de simulación que permitiese ver el antes y el después de la implementación completa de la mejoras. Los resultados fueron favorables para el área, tomando en cuenta los datos obtenidos en la simulación realizada.