Diseño del proceso de gestión de contratos en una universidad pública

Abstract

Este proyecto se realiza en una institución pública de educación superior. Dentro de la cual se realiza la gestión de contratos de obras, consultoría, bienes y servicios que son dirigidos por la Unidad Adquisiciones y Suministro (UAS) y la Gerencia de Infraestructura (GIF). Para un adecuado control de dichos contratos se designa a un administrador, sin embargo, al no tener un proceso estandarizado que permita guiar y controlar las actividades del proceso, la institución corre el riesgo de multas y observaciones por parte de la contraloría general del estado. Se utilizó la voz del cliente (VOC) para conocer las necesidades y expectativas del cliente, traducir dichas expectativas a requerimientos mediante el despliegue de la función de calidad (QFD), y definir posibles opciones de diseño del proceso. Bajo el análisis de los requerimientos técnicos se escogió la opción de integración completa automatizada la cual permite la integración de Gerencia Financiera, Gerencia Jurídica, UAS y GIF. Se realizaron diagramas de flujo funcionales de los procesos de administración de contratos y se diseñaron las especificaciones funcionales del sistema “Gestión de Contratos” desarrollado por un programador de la universidad. El proyecto se divide en dos fases, una fase implementada y otra fase prototipada. Con la automatización del proceso e integración de las partes involucradas se logró reducir a 30% y 38% de las actividades del proceso de GIF y UAS respectivamente, un control de las tareas del administrador y la centralización de toda la información referente a los contratos dentro de un solo sistema.