Implementación de un sistema de gestión y desarrollo de un software para la sistematización de los procesos del departamento de Secretaríaen la Unidad Educativa Fiscal Dr.Luis Felipe Borja Pérez

Abstract

El presente proyectose lleva a cabo en el departamento de Secretaría de la Unidad Educativa Dr. Luis Felipe Borja Pérez, fiscalizada desde el año 1992. En la misma seencontraron falencias en el control de la documentación que se maneja, desorganización en el área de trabajo, así como el retraso de entrega de documentación a las partes interesadas, por lo que surge la necesidad de implementar un sistema de gestión basado en herramientas de Lean Manufacturingque permitan optimizar el tiempo de entrega de expedientes académicos, el manejo del área de trabajo y adaptar nuevas tecnologías a través del desarrollo de un sistema académico. La metodología empleada fue el Ciclode Deming, con el cual se determinaronlas principales problemáticas y sus causas gracias a la intervención de fuentes primarias, por este motivo se decidió aplicar la técnica 5S’sy Jidoka ya que se adecúan a las necesidades encontradas en el departamento y los servicios que se brindan, la evaluación del desempeño y disposición del personal fueron efectuadas mediante un evento Kaizen. Finalmente, con las técnicas empleadas se logró ampliar el volumen para el proceso de archivo y a su vez se disminuyó el tiempo de búsqueda de la información académica mediante la organización y codificación de las promociones. En conclusión, se estandarizaron los procesos por medio de manuales de políticas y procedimientos, se fomenta la cultura de orden y limpieza en las actividades realizadas dentro del departamento asegurando la disponibilidad de espacio para los próximos 4 años.