Abstract:
CONDITION FOR PUBLICATION OF PROJECT. project designs a chatbot prototype to automate answers to frequently asked questions from graduate students in the process of graduating from an Ecuadorian public higher education institution. It is based on interviews, surveys and BPMN modeling to identify 25 recurring queries and select rule-based technologies, while integrating with Telegram through Dialogflow and a webhook in Render. Objectives include: identifying FAQs through interviews with administrative staff, analyzing technologies for the chatbot architecture, and designing a prototype integrated with Telegram. The methodology employed a non-experimental approach with BPMN modeling (AS-IS/TO-BE), selection of Dialogflow using a weighted matrix, and testing with simulated data. The results show: 1) 100% precision in general responses, 2) reduction of attention times from 72 hours to less than 2 minutes, and 3) user satisfaction regarding the chatbot’s usability. It is concluded that the prototype meets the objectives of automating the management of frequent questions, freeing administrative staff from repetitive tasks to focus on performing other activities, and providing reliable responses. This optimization not only increases the efficiency of administrative work, but also improves the student experience in the graduation process by offering continuous support in this academic stage.
Keywords: Academic chatbot, Automation, Degree, Dialogflow, BPMN.
Description:
CONDICIONAMIENTO DE PUBLICACION DE PROYECTO. Este proyecto diseña un prototipo de chatbot para automatizar respuestas a preguntas frecuentes de estudiantes de postgrado en proceso de titulación de una IES pública ecuatoriana. Se fundamenta en entrevistas, encuestas y modelamiento BPMN para identificar 25 consultas recurrentes y seleccionar tecnologías basadas en reglas, mientras que se integra con Telegram mediante Dialogflow y un webhook en Render. Los objetivos incluyen: identificar FAQs mediante entrevistas con el personal administrativo, analizar tecnologías para la arquitectura del chatbot, y diseñar un prototipo integrado a Telegram. La metodología empleó un enfoque no experimental con modelado BPMN (AS-IS/TO-BE), selección de Dialogflow mediante una matriz ponderada, y pruebas con datos simulados. Los resultados muestran: 1) precisión del 100% en respuestas generales, 2) reducción de tiempos de atención de 72 horas a menos de 2 minutos, y 3) satisfacción de los usuarios con respecto a la usabilidad del Chatbot. Se concluye que el prototipo cumple los objetivos de automatizar la gestión de preguntas frecuentes, liberando al personal administrativo de tareas repetitivas para enfocarse en realizar otras actividades, y brindar respuestas confiables. Esta optimización no solo incrementa la eficiencia del trabajo administrativo, sino que mejora la experiencia estudiantil en el proceso de titulación al ofrecer acompañamiento continuo en esta etapa académica.
