Automatización y mejora del proceso de distribución de recursos educativos de la dependencia de administración escolar a través de un sistema de administración de procesos de negocios (BPM)

Abstract

La entidad que administra la educación de un estado tiene como finalidad asegurar el acceso y calidad de la educación, desde el nivel inicial hasta el bachillerato a toda la población del territorio nacional. Es el ente que administra las políticas educativas a través de varias entidades de apoyo como: Subsecretarías, Coordinaciones Zonales y Distritos [1], todos cooperando al unísono para alcanzar los objetivos de generar oportunidades y resultados de calidad y con calidez para los miembros de la comunidad educativa. Sin embargo, debido al crecimiento de la población estudiantil y de nuevas unidades educativas se presentó un contratiempo en lo referente a la distribución de los recursos educativos que se requieren en los mencionados establecimientos (Equipamiento, Inmobiliario, entre otros). Dicho asunto en cuestión generó insatisfacción por parte de autoridades, docentes y estudiantes ante la demora por parte Dirección Nacional de Operaciones y Logística; que tiene a su cargo el Macroproceso de Administración Escolar y dentro de este el proceso Distribución de Recursos Educativos los mismos que forman parte integral del proceso de formación académica e imprescindibles para brindar una educación de calidad y calidez. Después del análisis del proceso denominado Distribución de Recursos Educativos, que venía funcionando con falencias visibles, se observó que se v lo realizaba de forma manual, esto generaba insatisfacción en los miembros de la comunidad educativa, incremento en el tiempo de espera en las unidades educativas y demora en el pago al servicio contratado del transporte, por estos motivos la Dirección Nacional de Operaciones y Logística, decidió por medio de la Dirección Nacional de Administración de Procesos realizar la automatización y mejora del proceso antes descrito. La mencionada solución proporcionó la disminución en tiempos de distribución, realizar seguimiento, control de resultados en tiempo real e incrementar el nivel de satisfacción en los miembros de las unidades educativas.