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http://www.dspace.espol.edu.ec/handle/123456789/62690| Title: | Análisis y automatización de la gestión documental en el área financiera. Estudio de caso. |
| Authors: | Montalvo, Diana, Director Muñiz Jarama, Doménica Madeline Anzules Fuentes, Abraham Joel Manya, Marlon, Profesor de la Materia |
| Keywords: | Gestión documental Control de Procesos Indicadores Automatización SharePoint |
| Issue Date: | 2024 |
| Publisher: | ESPOL.FCSH |
| Citation: | Muñiz Jarama, D. M., Anzules Fuentes, A. J. y Manya, M. (2024). Análisis y automatización de la gestión documental en el área financiera. Estudio de caso.. [Proyecto Integrador]. ESPOL.FCSH . |
| Description: | La Fundación Terminal Terrestre de Guayaquil enfrenta un desafío significativo en el control y seguimiento de la documentación del proceso de pago a proveedores debido a la falta de una herramienta de gestión documental automatizada que garantice un proceso más eficiente y seguro. La presente investigación tiene como objetivo proponer el uso de SharePoint para la gestión documental del proceso de pagos a proveedores en la FTTG. Para alcanzar este objetivo, se utilizó una metodología mixta que abarcó cuatro fases: análisis situacional de la empresa, diagnóstico de control, análisis de impacto y diseño de la propuesta, el cual se complementó con técnicas como: observación directa, entrevistas, encuestas y revisión documental. A partir de este enfoque se identificaron riesgos significativos en las actividades del proceso de pago a proveedores, por lo que, se diseñó una lista en SharePoint para la gestión documental, la que incorpora controles específicos para mitigar los riesgos. En este sentido, se concluye que la herramienta propuesta para la gestión documental automatizada en la FTTG contribuye a la mejora del flujo de trabajo del proceso pago a proveedores, reduciendo el tiempo para efectuar los pagos, a través de una gestión eficiente y coordinada de las actividades y la documentación soporte. Palabras Clave: Gestión documental, Control de Procesos, Indicadores, Automatización, SharePoint |
| metadata.dc.description.abstractenglish: | The Fundación Terminal Terrestre de Guayaquil faces a significant challenge in controlling and tracking the documentation of the payment process to suppliers due to the lack of an automated document management tool that ensures a more efficient and secure process. This research proposes using SharePoint for document management in the supplier payment process at FTTG. To achieve this objective, a mixed methodology was used, encompassing four phases: situational analysis of the company, control diagnosis, impact analysis, and proposal design. This was complemented by techniques such as direct observation, interviews, surveys, and document review. Based on this approach, significant risks were identified in the supplier payment process activities, leading to the design of a SharePoint list for document management, incorporating specific controls to mitigate these risks. In this regard, it is concluded that the proposed tool for automated document management at FTTG contributes to improving the workflow of the supplier payment process, reducing the time needed to make payments through efficient and coordinated management of activities and supporting documentation. Keywords: Document Management, Process Control, Indicators, Automation, SharePoint. |
| URI: | http://www.dspace.espol.edu.ec/handle/123456789/62690 |
| metadata.dc.identifier.codigoproyectointegrador: | ADMI-1068 |
| Appears in Collections: | Tesis en Auditoría y Control de Gestión FCSH |
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