Creación de un tablero de control de indicadores para la mejora continua del proceso de prácticas preprofesionales de una Universidad del Ecuador

Abstract

Este proyecto consistió en la implementación de tableros de control desarrollados con el Software Power BI para mejora continua de indicadores de prácticas preprofesionales de una universidad de la ciudad de Guayaquil con la aplicación de metodologías de Business Intelligence (BI).

Business Intelligence (BI) consiste en el uso de metodologías y herramientas que permitan facilitar el acceso interactivo y en tiempo real de los datos de una organización, permitiendo su comprensión mediante el desarrollo y diseño de herramientas de análisis para las empresas.

La Universidad, objeto de estudio, desea mejorar los indicadores de sus procesos de prácticas preprofesionales que son un requisito de sus estudiantes para poder iniciar su proceso de graduación. Todo el proceso de prácticas es realizado a través de un sistema, sin embargo, los datos que se almacenaban de este proceso eran de difícil acceso para sus usuarios. De aquí, la necesidad de implementar tableros de control.

Para determinar los indicadores necesarios para los tableros de control se realizaron focus group con los usuarios para entender sus necesidades de información dentro del proceso. Posteriormente, se validó que existan datos en la plataforma que permita el cálculo de estos datos. Luego, se realizó el diseño de los tableros bajo los principios de DataStorytelling que busca que la información sea presentada de la mejor manera posible.

Cuando los tableros fueron implementados, se presentaron en reuniones y talleres con autoridades y docentes de las Unidades Académicas de cada facultad. A partir de estas reuniones, se generaron acciones correctivas para mejorar los indicadores de prácticas preprofesionales presentados en los tableros de control. Durante el monitoreo, se pudo constatar mejoras tales como, menor tiempo de reacción ante inconvenientes en las prácticas preprofesionales, replanificación de horas docentes para monitoreo de estudiantes, mayor priorización de plazas para estudiantes que están cercanos a su proceso de graduación, mayor dedicación de tiempo al análisis de información y toma de decisiones en procesos de prácticas al reducir el tiempo de procesamiento los datos, entre otras mejoras.