Reingeniería de procesos en una institución dedicada a la administración de bienes culturales

Abstract

La competitividad actual en la que vivimos lleva a que toda organización para satisfacer en forma eficiente a sus clientes deba desarrollar procesos descentralizados, un organigrama lineal que permita a los empleados sugerir y participar de los cambios que se deben realizar para mantener la operatividad de los servicios que ofrecen.

La empresa en estudio desde el momento de su creación, a pesar de haber sido establecido como un ente con relativa autonomía para la toma de decisiones administrativas y operativas, ha dependido totalmente del Estado. En esta empresa, se invierte demasiado tiempo en la realización de actividades influenciadas tanto por el desconocimiento de cómo realizar dicha actividad así como también por la incorrecta distribución de funciones y responsabilidades.

El problema que presenta esta organización es que las responsabilidades dentro de los cargos nunca fueron definidas correctamente debido a que los puestos se iban creando a medida que “La Institución” implementaba nuevos servicios pero sin realizar el correspondiente análisis de la factibilidad de estos y si la organización estaba en capacidad de ofrecerlos en forma eficiente al público. La consecuencia de estas situaciones hacen que la toma de decisiones se torne lenta y los trámites administrativos largos e ineficientes, problema por el cual esta tesis planteará alternativas de mejoramiento de la situación organizacional de “La Institución” por medio del uso de la reingeniería de procesos.

La presente tesis tiene como objetivo el mejoramiento del proceso organizacional y administrativo de “La Institución” a través de la reorganización, identificación y mejora de los procesos internos; documentándolos de tal forma que permita a la organización una mejor atención y relación con la comunidad y sus empleados así como un adecuado aprovechamiento de los recursos disponibles.

Para lograr este objetivo, se realizará una evaluación de la situación actual de la organización por medio de técnicas como entrevistas con sus principales autoridades y empleados, luego se realizará una revisión de información disponible de los diferentes departamentos, seguido se identificará la estructura orgánica y los procesos administrativos vigentes basándose en cuestionarios realizados a los empleados para conocer que tipos de actividades realizan para posteriormente continuar con el levantamiento de procesos y procedimientos identificados de acuerdo a la información proporcionada por los cuestionarios y los diagramas de flujo respectivos. Con la ayuda de la información recabada, se elaborarán los manuales de funciones de los empleados, funcionarios y el organigrama de la organización.

Posteriormente se identificarán las debilidades de la organización por medio de un análisis FODA de la empresa. También se revisarán conforme a los manuales y procedimientos realizados, las formas de reducir tiempos y costos y por último, se establecerán indicadores de gestión para cada proceso. Luego de este análisis se implementarán planes de acción para corregir y mejorar las debilidades detectadas en la encuesta y en el FODA.

Finalmente se realizarán cambios para mejorar los procedimientos identificados con el diseño de nuevos formatos y dando sugerencias para mejorar los mismos permitiendo a la organización ser más eficiente y capaz de satisfacer completamente las necesidades de sus clientes.

Se espera que con la documentación y definición de los procesos, la organización tenga una base de conocimiento que facilite el intercambio de información, transferencia de conocimientos y una mejor comunicación entre los distintos miembros de la misma. Esta tesis también se espera sea de mucha ayuda para el mejoramiento de la toma de decisiones de parte de sus principales directivos en base a las herramientas que brinda la gestión de procesos y de esta forma permitir el establecimiento de metas y planes adecuados, medibles para mejorar continuamente el trabajo realizado por la empresa; además de servir como medio de consulta para otras organizaciones que deseen optimizar y simplificar eficientemente las actividades presentes en sus procesos.